Indicador

Descrição do risco

Soluções possíveis

Referências

Ambiente informático

Sistema de contabilidade integrado

O risco de que um sistema de contabilidade não seja compatível com os princípios de contabilidade geralmente aceites aplicados no Estado-Membro.

Registo incorreto e/ou incompleto de transações no sistema contabilístico.

Falta de reconciliação entre as existências físicas e os registos contabilísticos.

Falta de separação de tarefas entre funções.

Falta de acesso físico ou eletrónico aos registos aduaneiros e, se for caso disso, aos registos de transportes.

Violação da capacidade de auditoria.

Incapacidade de efetuar prontamente uma auditoria devido à forma como o sistema contabilístico do requerente está estruturada.

Um sistema de gestão complexo oferece a possibilidade de encobrir transações ilegais.

Inexistência de dados históricos.

análise da separação de tarefas entre funções em estreita correlação com a dimensão do requerente. Por exemplo, uma microempresa que desenvolve atividades de transporte rodoviário com um pequeno volume de operações diárias: as tarefas de embalagem, manipulação, carregamento/descarregamento de mercadorias poderão ser atribuídas ao condutor do camião. No entanto, as tarefas de receção de mercadorias, do seu registo no sistema de gestão e de pagamento/recebimento de faturas deverão ser atribuídas a outra(s) pessoa(s);

aplicar um sistema de alerta que identifique transações suspeitas;

desenvolver uma interface entre o software de desalfandegamento e o software de contabilidade para evitar erros de datilografia;

aplicar um planeamento de recursos empresariais (ERP);

desenvolver ações de formação e elaborar instruções para a utilização do software ;

permitir cruzamentos de informação.

QAA - 3.2

ISO 9001:2015, secção 6